Ce qui prend du temps dans une commande d’impression n’est presque jamais l’impression

Vous demandez à votre imprimeur combien de temps prendra votre commande. Il répond 8 jours ouvrables. Vous trouvez cela long, parce que vous imaginez une presse qui sort 1 000 dépliants en quelques minutes, ce qui est d’ailleurs à peu près vrai.

L’erreur est de croire que le délai annoncé mesure du temps de presse. Il n’en mesure presque pas. Il mesure une file d’attente, une décision que vous devez encore prendre, et un phénomène physique que personne ne peut accélérer.

Voici comment se répartissent réellement ces 8 jours, et où ils se perdent quand la commande arrive en retard.

Il ne traite pas la préparation technique de votre fichier, soit le fond perdu, les marges et la résolution, qui est expliquée dans notre guide du fichier prêt pour l’impression.

Il ne traite pas non plus la procédure d’approbation elle-même, c’est-à-dire ce qu’il faut vérifier sur une épreuve et qui doit signer. C’est le sujet entier de notre article sur le bon à tirer, et rien n’en est repris ici. L’approbation n’apparaît dans ce texte que comme une durée, jamais comme une méthode.

Enfin, il ne recommande aucun procédé d’impression et n’énonce aucun seuil de quantité. Ce choix a son propre article.

Pourquoi la presse n’est-elle pas l’étape la plus longue ?

Commençons par ce qui étonne toujours les clients.

Le passage sur presse d’un tirage courant se compte en dizaines de minutes, parfois moins. Ce n’est jamais lui qui décide de la date de livraison. Une commande imprimée traverse en réalité une suite d’étapes dont la presse n’est qu’une, et où chacune des autres impose son propre temps.

Il y a la mise en file, c’est-à-dire l’attente avant que votre travail soit programmé. Il y a le calage, ce moment où l’on ajuste la machine et où l’on gaspille volontairement quelques feuilles jusqu’à ce que le résultat corresponde à ce qui a été approuvé. Il y a le séchage. Il y a la finition, soit la coupe, le pliage, la reliure. Il y a l’emballage et le transport.

Sur les 8 jours annoncés, la presse en occupe une fraction dérisoire. Et l’étape la plus longue est celle que personne ne mentionne jamais dans une soumission.

Pourquoi l’encre doit-elle sécher avant que la finition puisse commencer ?

C’est le point le moins connu, et c’est celui qui explique le plus de délais.

Quand des feuilles sortent d’une presse conventionnelle, elles sont empilées les unes sur les autres, encore fraîches, sous le poids de celles du dessus. L’encre d’une feuille peut alors se déposer sur le dos de la feuille précédente. L’association professionnelle Printing Industries of America classe ce transfert indésirable d’encre parmi les défauts courants de l’impression offset, causé notamment par une encre qui n’a pas eu le temps de sécher ou de prendre.

Deux parades existent et elles sont toutes les deux imparfaites. On peut intercaler des feuilles de protection destinées à être jetées, ce qui ralentit et coûte. On peut projeter une poudre très fine entre les feuilles pendant l’impression, ce qui les maintient légèrement écartées. Mais la seule parade réellement fiable reste la troisième, et c’est du temps : laisser la pile reposer avant d’y toucher.

Retenez la conséquence, parce qu’elle est contre-intuitive. Tant que l’encre n’a pas pris, on ne peut ni couper, ni plier, ni relier votre travail. La finition ne peut pas commencer. Une pile de feuilles imprimées n’est pas un produit fini, c’est un produit en attente, et l’attente n’est pas un choix commercial de votre fournisseur.

Vous voyez immédiatement l’effet sur un imprimé recto verso, qui doit parfois repasser en machine pour son second côté. Le second passage attend le premier. C’est aussi pourquoi le choix du papier a un effet sur le calendrier autant que sur le rendu : une surface poreuse et une surface fermée ne se comportent pas de la même façon face à l’encre, ce qui est l’autre versant du raisonnement exposé dans notre article sur le grammage et le type de papier.

Le jour que vous devez, et que personne ne compte

Voici maintenant la partie du délai qui vous appartient, et c’est presque toujours celle qui déborde.

Entre le moment où le fichier est reçu et le moment où la presse tourne, il y a une approbation. Quelqu’un chez vous doit regarder une épreuve et dire oui. Ce que la soumission compte comme un délai de production démarre en réalité à ce oui, pas à l’envoi du fichier.

Or ce oui traverse souvent 3 personnes, dont l’une est en déplacement. Il attend une réunion. Il attend qu’un dirigeant relise une adresse. Le fournisseur, pendant ce temps, ne peut rien faire, et surtout il perd la place qui lui était réservée dans sa propre programmation.

C’est le mécanisme le plus coûteux de toute la chaîne, et il est entièrement sous votre contrôle. Un retard de 24 heures de votre côté ne coûte pas 24 heures. Il coûte votre créneau, donc potentiellement plusieurs jours, parce que l’atelier a entre-temps engagé la machine sur un autre travail.

La file d’attente de l’atelier n’est pas la vôtre

Dernier facteur, et il est invisible depuis l’extérieur.

Un atelier ne traite pas les commandes une par une dans l’ordre d’arrivée. Il regroupe des travaux qui partagent un même papier, un même format ou une même mise en machine, parce que chaque changement coûte du temps de calage et de la matière gaspillée. Votre commande attend donc parfois que d’autres travaux compatibles s’accumulent.

Ce regroupement explique aussi pourquoi deux commandes presque identiques peuvent recevoir deux délais différents à 2 semaines d’intervalle, sans que rien ait changé chez vous. Ce n’est pas une négociation, c’est un calendrier de production auquel vous n’avez pas accès.

Cela explique enfin une chose que beaucoup d’entreprises vivent sans la comprendre. Les périodes chargées ne sont pas réparties uniformément dans l’année : la rentrée, les semaines qui précèdent les grands événements sectoriels et la fin de l’année civile concentrent la demande. Une commande passée pendant ces creux de disponibilité sort plus vite, pour une raison qui n’a rien à voir avec votre projet. C’est un argument de plus en faveur d’un calendrier de communication établi à l’avance, qui permet de commander pendant que l’atelier est libre.

Comment lire une date de livraison sans se tromper ?

3 réflexes suffisent à éviter la quasi-totalité des mauvaises surprises.

Demandez à quel moment le compte commence. La réponse est presque toujours « à l’approbation de l’épreuve », pas « à la réception du fichier ». La différence est souvent de plusieurs jours, et elle est entièrement à votre charge.

Demandez si la date annoncée inclut la finition et le transport. Certains délais couvrent la sortie d’atelier, d’autres la livraison chez vous. Sur une commande volumineuse expédiée hors de votre région, l’écart n’est pas symbolique.

Nommez d’avance la personne qui approuve, et prévenez-la. C’est la seule variable du calendrier que vous maîtrisez entièrement, et c’est celle qui déborde le plus souvent. Une personne désignée, disponible et informée qu’une épreuve arrivera tel jour vaut mieux que n’importe quelle relance.

Si vous avez une date de diffusion ferme, un événement, une ouverture, une campagne, remontez le calendrier à l’envers depuis cette date, en réservant explicitement une case pour le séchage et une case pour votre propre approbation. C’est en général à ce moment que l’on découvre qu’il faut commander 2 semaines plus tôt qu’on ne le pensait.

Vous planifiez une campagne avec une date fixe ? Demandez à votre imprimeur le point de départ exact du compte avant de confirmer votre calendrier.

Combien de temps faut-il prévoir pour une commande d’impression ?

Pourquoi l’impression express coûte-t-elle beaucoup plus cher ?

Parce qu’elle n’accélère pas le travail, elle déplace celui des autres. Un travail urgent passe devant des commandes déjà programmées, impose un changement de mise en machine hors séquence et mobilise du personnel en dehors du rythme prévu. Une partie du surcoût rémunère aussi le risque : les étapes de vérification y sont plus serrées, donc l’erreur y coûte plus cher à corriger.

Peut-on vraiment gagner du temps sur le séchage ?

Pas sur une impression conventionnelle, non. C’est un phénomène physique, et les parades disponibles, l’intercalage de feuilles ou la poudre séparatrice, réduisent le risque de transfert d’encre sans supprimer l’attente. Certaines technologies d’impression fixent l’encre autrement et changent la donne, mais cela relève du choix de procédé, qui a son propre article et qui se décide bien avant la commande.

Notre commande est en retard. Est-ce la faute de l’imprimeur ?

Parfois, et il faut le savoir. Mais avant de conclure, retracez la date exacte à laquelle votre approbation a été donnée, pas la date à laquelle le fichier a été envoyé. Dans une majorité de cas, l’écart entre les deux explique à lui seul le retard, et il a en plus fait perdre le créneau de production initialement réservé.

Faut-il commander plus tôt ou commander plus grand ?

Les deux questions sont liées mais distinctes. Commander plus tôt règle un problème de calendrier. Commander en plus grande quantité règle un problème de coût unitaire et de réapprovisionnement, avec ses propres contreparties, qui sont traitées ailleurs sur ce site. Si vous devez trancher une seule des deux, tranchez le calendrier : un imprimé livré en retard ne sert à rien, quel qu’ait été son prix au mille.

Combien de temps faut-il prévoir, concrètement ?

Aucun chiffre honnête ne peut être donné ici, parce qu’il dépend du procédé, du papier, de la finition, de la charge de l’atelier et de la saison. Ce qui est transposable est la méthode : demandez le point de départ du compte, demandez si la finition et le transport sont inclus, ajoutez votre propre délai d’approbation en étant réaliste, puis comparez le total à votre date de diffusion.

Contactez votre imprimeur avec ces quatre questions avant de signer une soumission : vous saurez précisément ce que couvre le délai annoncé. Demandez votre soumission dès aujourd’hui pour verrouiller un calendrier réaliste.