Tous vos imprimés visent quelqu’un qui ne vous connaît pas encore. Le dépliant s’adresse à un client potentiel, la brochure à un acheteur en réflexion, la carte d’affaires à une personne rencontrée il y a dix minutes. Ils travaillent tous à la même chose : convaincre quelqu’un de l’extérieur.
Il existe une exception, et elle est presque toujours produite à la dernière minute, en noir et blanc, sur l’imprimante du bureau. C’est la pochette qu’on remet à un nouvel employé le matin de son arrivée.
Son lecteur est déjà convaincu. Il a accepté le poste. Il n’a rien à décider, rien à comparer, et il ne partira pas si le document est laid. C’est justement pour cela qu’on ne s’en occupe pas. Et c’est une erreur de conception, pas une erreur de budget.
Pourquoi ce document ne ressemble à aucun autre de votre catalogue
Trois différences le séparent de tout ce que vous imprimez d’habitude, et chacune change la façon dont il doit être conçu.
La première est le moment de lecture. Votre nouvel employé ne lira pas cette pochette le jour où vous la lui remettez. Il la posera sur un coin de bureau, il passera sa première journée à rencontrer des gens et à chercher où sont les toilettes, et il l’ouvrira réellement le soir, ou la semaine suivante, ou un mardi de novembre quand il aura besoin d’un renseignement précis. La remise et la lecture sont séparées par des semaines.
La deuxième est la nature de la lecture. Personne ne lit une trousse d’accueil du début à la fin. On y cherche une information, une seule, et on veut la trouver en dix secondes. C’est un document de consultation déguisé en document de bienvenue.
La troisième est la durée de vie. Un dépliant vit quelques jours. Cette pochette reste dans un tiroir pendant des années, et elle sera consultée bien après que la moitié de son contenu ait cessé d’être exact.
Aucun de ces trois traits n’appartient à vos autres imprimés. C’est ce qui explique pourquoi une pochette conçue comme une brochure échoue systématiquement.
Le vrai défaut n’est pas l’apparence, c’est l’impossibilité de retrouver quelque chose
Demandez à quelqu’un ce qui ne va pas avec la trousse d’accueil de son employeur et il répondra rarement qu’elle est mal imprimée. Il dira qu’il n’a jamais réussi à y retrouver ce qu’il cherchait, et qu’il a fini par demander à un collègue.
Ce moment précis est un échec mesurable de votre document. Chaque fois qu’un employé pose une question dont la réponse est dans la pochette, la pochette a coûté deux fois : le prix de son impression, et le temps de la personne interrompue.
La cause est presque toujours structurelle. Le document est organisé selon l’organigramme de l’entreprise, avec une section par service, alors que le lecteur cherche selon sa propre situation. Il ne se demande pas ce que fait le service des ressources humaines, il se demande à qui écrire pour changer un dépôt direct, quoi faire s’il est malade un matin, et où stationner quand le terrain arrière est plein.
La correction est simple à énoncer et rarement appliquée : organisez la pochette par question, pas par service. Chaque titre de section doit être formulé comme la question que se pose le lecteur. Et l’objet doit être feuilletable, c’est-à-dire qu’on doit pouvoir survoler ses titres en quelques secondes sans rien lire d’autre.
Ce qui vieillit, et comment le mettre ailleurs
Voici la contrainte que les entreprises découvrent après coup, souvent au moment de jeter une boîte entière.
Le contenu d’une trousse d’accueil vieillit à deux vitesses très différentes. D’un côté, il y a ce qui ne bouge pas : l’histoire de l’entreprise, ce qu’elle fait, la façon dont on y travaille, les grands repères. De l’autre, il y a ce qui change constamment : les noms, les postes, les numéros de poste téléphonique, les procédures, les horaires, les fournisseurs d’avantages sociaux.
Si les deux sont mélangés dans un même document broché, le tout devient faux dès qu’une personne change de poste. Vous avez alors le choix entre réimprimer, ce que personne ne fait, et distribuer un document dont vous savez qu’il ment, ce que tout le monde fait.
La solution est physique et elle se décide avant la conception. La partie stable est imprimée avec soin, en quantité, parce qu’elle durera des années. La partie volatile est produite séparément, en petite quantité, sur un feuillet qu’on peut refaire seul et remplacer sans toucher au reste. Une pochette avec des rabats intérieurs remplit exactement ce rôle : la couverture porte l’investissement, l’intérieur accueille ce qui bouge.
Cette séparation a un effet secondaire utile. Elle rend visible, au moment de la conception, la quantité de contenu périssable que contenait le projet, ce qui pousse souvent à en retirer une bonne partie.
Ce que ce document dit de vous sans le dire
Un point qui mérite d’être écrit franchement, parce qu’il est la vraie raison de faire ce travail correctement.
La trousse d’accueil est le premier objet fabriqué par votre entreprise que votre employé examine de près. Il l’a vue à une distance de trente centimètres, il l’a manipulée, et il n’avait rien d’autre à faire que la regarder. C’est un examen plus attentif que celui que subit n’importe lequel de vos imprimés commerciaux.
Ce qu’il en retire n’est pas une impression esthétique, c’est une déduction sur l’entreprise. Une pochette photocopiée de travers, avec un logo pixelisé récupéré d’une vieille présentation, dit qu’ici les choses se font vite et à peu près. Une pochette dont l’information est à jour et facile à retrouver dit le contraire, et elle le dit sans qu’aucune phrase de la pochette ait à l’affirmer.
C’est aussi le premier moment où votre nouvel employé voit votre marque telle que vos clients la voient. S’il doit produire des documents dans son travail, ce qu’il a entre les mains devient sa référence implicite de ce qui est acceptable.
Ce que ce guide ne traite pas
Trois sujets voisins sont volontairement laissés de côté.
La pochette remise à un client lors d’une rencontre ou d’un salon est un objet différent, avec un lecteur externe et un objectif de vente, et elle est traitée ailleurs. Rien ici ne porte sur la présentation d’une offre.
La reliure, la pagination et les choix de façonnage ne sont pas abordés, parce que l’arithmétique d’un document broché est un sujet en soi. La seule décision de fabrication traitée ici est la séparation entre la partie stable et la partie remplaçable, qui est une décision de contenu avant d’être une décision de façonnage.
Enfin, ce guide ne dit rien de ce qu’un employeur doit ou ne doit pas remettre à un employé. Les obligations en matière d’information au travail existent, elles varient et elles ne relèvent pas d’un guide de conception. Adressez cette question à votre conseiller, pas à votre graphiste. Ce qui est traité ici est uniquement la mise en forme de ce que vous avez décidé de remettre.
Aide-mémoire
- La trousse d’accueil est votre seul imprimé dont le lecteur est interne et la lecture différée de plusieurs semaines.
- Personne ne la lit d’un bout à l’autre : c’est un document de consultation, pas un document de bienvenue.
- Organisez les sections par question du lecteur, pas par service de l’entreprise.
- Séparez physiquement ce qui est stable de ce qui change, et n’imprimez en quantité que le stable.
- Un feuillet remplaçable coûte moins cher qu’une réimpression complète, et évite de distribuer un document faux.
- C’est le premier objet de votre entreprise que l’employé examine de près, et il en tire des conclusions.
- Aucune obligation légale n’est énoncée ici : à valider auprès de votre conseiller.
Foire aux questions
Pourquoi imprimer une trousse d’accueil si tout est sur l’intranet ?
Parce que le nouvel employé n’a pas encore ses accès le premier jour, et souvent pas avant plusieurs jours. Le papier est le seul support qui fonctionne au moment exact où il en a besoin. Le document imprimé n’a pas à tout contenir : il doit contenir ce qui sert avant que les accès existent, et renvoyer au reste.
Combien de pages faut-il prévoir ?
Moins que ce que le projet contiendra au départ. La règle utile n’est pas un nombre de pages mais un test : si un employé ne peut pas trouver une information précise en survolant les titres, le document est trop long, quelle que soit sa taille.
Faut-il y mettre les noms et les photos de l’équipe ?
Oui, c’est souvent la page la plus consultée, mais dans la partie remplaçable. Une page d’équipe est périmée à la première embauche ou au premier départ, et c’est exactement ce qui rend une trousse entière inutilisable quand elle est brochée avec le reste.
En quelle quantité l’imprimer ?
Séparez la question en deux. La partie stable se commande selon votre volume d’embauche prévu sur plusieurs années, parce qu’elle ne périme pas. La partie volatile se commande en très petite quantité, quitte à la produire au bureau. C’est la seule façon d’éviter de jeter des boîtes.
Est-ce que ça vaut vraiment un budget de conception ?
C’est un des rares imprimés dont on connaît d’avance le lecteur, le moment de lecture et la durée de vie. Cette certitude rend le travail de conception plus efficace que sur un imprimé promotionnel, dont on ignore presque tout du contexte de lecture.
Peut-on réutiliser la mise en page de notre brochure d’entreprise ?
Reprenez l’identité, soit la police, les couleurs et le logo, et pas la grille. Une brochure est construite pour une lecture continue et persuasive, une trousse d’accueil pour une consultation ponctuelle. Réutiliser la grille donne un document qui paraît cohérent et se consulte mal.