Impression à données variables : votre mise en page doit tenir avec le nom le plus long de votre liste
La quasi-totalité de ce que vous faites imprimer est identique d’un exemplaire à l’autre. Mille cartes, mille fois la même carte. Cinq cents dépliants, cinq cents fois le même dépliant. C’est tellement l’habitude qu’on ne la nomme même plus.
Puis arrive un projet où ce n’est plus vrai. Des cartes de rendez-vous qui portent chacune un nom. Des coupons dont chacun a son propre code. Des cartes d’affaires pour une équipe de douze personnes. Des étiquettes numérotées. Un envoi où chaque destinataire voit son nom en gros sur la première page.
À ce moment-là, la mécanique de production change complètement, et surtout la façon de concevoir le document change avant elle. C’est ce déplacement que traite cet article : non pas la technique pour elle-même, mais ce qu’elle impose à votre fichier et à votre mise en page, longtemps avant que quoi que ce soit parte à l’impression.
Ce que cet article ne refait pas
Quatre sujets voisins sont déjà traités ailleurs sur ce blogue et ne sont pas repris ici.
La préparation technique d’un fichier d’impression, c’est-à-dire le fond perdu, les marges de sécurité, la résolution et le mode colorimétrique, est couverte dans Fichier prêt pour l’impression. Tout ce qui suit s’ajoute à ces règles, sans les remplacer.
La validation d’une épreuve avant tirage est traitée dans Le bon à tirer, et elle prend une importance particulière ici, pour une raison expliquée plus bas.
L’usage d’un code QR sur un imprimé a son propre article, Code QR sur vos imprimés. Cet article-ci ne rouvre pas la question de savoir s’il faut en mettre un ni comment le concevoir.
Enfin, la logistique de distribution d’un imprimé non adressé est un autre sujet encore, et il n’est pas abordé.
Ce qui change n’est pas la machine, c’est le gabarit
Il y a une idée fausse répandue sur ce type de production : on imagine une presse spéciale. C’est faux, et c’est une bonne nouvelle.
Ce qui change réellement, c’est la structure du document. Vous ne fournissez plus un fichier fini. Vous fournissez deux choses qui doivent s’emboîter : une mise en page qui contient des emplacements réservés, et un tableau de données dont chaque ligne remplira ces emplacements pour produire un exemplaire.
C’est exactement le principe du publipostage que vous connaissez peut-être depuis un traitement de texte, appliqué à un document conçu pour être imprimé. La documentation de Microsoft sur la fusion et le publipostage à partir d’un chiffrier le décrit en une phrase qui résume tout le travail préparatoire : les « column names in your spreadsheet match the field names you want to insert in your mail merge ».
Autrement dit, votre tableau n’est pas un accessoire administratif. C’est la moitié du document. Et il est écrit, la plupart du temps, par quelqu’un qui n’a jamais vu la maquette.
Le nom le plus long de votre liste
Voici le point central, et c’est celui qui fait rater le plus de projets.
Dans un document ordinaire, le texte est connu. Vous écrivez « Boulangerie du Village », vous voyez comment ça tombe, vous ajustez la taille et c’est réglé. Dans un document à données variables, le texte n’est pas connu au moment où vous concevez. Vous savez seulement qu’il variera, et vous ignorez de combien.
Une liste de raisons sociales réelles contient toujours les deux extrêmes. Il y a un « Cie ABC » de sept caractères et un « Les Entreprises de Rénovation Générale du Nord inc. » de plus de cinquante. Une liste de prénoms contient « Li » et « Marie-Christine ». Une liste de titres de fonction contient « Adjointe administrative et coordonnatrice aux opérations ».
Si la mise en page a été équilibrée sur un exemple moyen, deux choses arriveront. Les valeurs courtes laisseront un trou visible qui déséquilibre la composition. Les valeurs longues, elles, feront pire : selon le réglage, elles déborderont, elles se couperont, ou elles se réduiront automatiquement au point de devenir illisibles, et personne ne le verra sur le premier exemplaire.
La règle de conception qui en découle est simple à énoncer et exigeante à tenir. On ne dessine pas la zone variable autour d’un exemple, on la dessine autour du pire cas de la liste. Concrètement : repérer la valeur la plus longue avant de commencer, réserver une zone qui l’absorbe sans casser la composition, décider à l’avance ce qui se passe si elle déborde quand même, et prévoir que cette zone puisse tenir sur deux lignes sans que le reste de la page bouge.
Cette contrainte a un effet secondaire utile. Elle interdit les compositions trop serrées, celles où chaque élément touche le suivant. Ce sont précisément celles qui vieillissent mal de toute façon.
Votre fichier de données est un document de conception
Le deuxième déplacement mental porte sur le tableau lui-même. On le traite comme un fichier de bureau, alors qu’il détermine la qualité du produit fini au même titre que la maquette.
La documentation de Microsoft énonce trois exigences qui valent pour à peu près tous les outils du genre, et elles méritent d’être lues comme des consignes de conception plutôt que comme de la technique. Les données doivent être formatées correctement à la source, la documentation nommant explicitement les « percentages, currencies, and postal codes », pour que le logiciel puisse en lire correctement les valeurs. Toutes les données à fusionner doivent se trouver « in the first sheet of your spreadsheet ». Et surtout, les modifications ou les ajouts doivent être « completed before it’s connected to your mail merge document ».
Cette dernière phrase est la plus coûteuse à ignorer. Elle veut dire qu’une liste corrigée après coup n’est pas une liste corrigée. C’est une nouvelle liste, qui exige de tout revérifier.
Il faut ajouter à cela trois problèmes que la documentation ne traite pas et qui viennent de la réalité des fichiers québécois. Les accents survivent mal aux allers-retours entre logiciels et il n’est pas rare de voir un « é » se transformer en caractères illisibles sur la moitié d’une liste. Les majuscules sont rarement uniformes, parce que la liste a été remplie par plusieurs personnes à plusieurs moments. Et les cases vides ne sont pas neutres : un champ « titre de fonction » laissé vide produit un exemplaire avec une ligne blanche au milieu de la composition, ce qui saute aux yeux sur du papier alors que personne ne l’avait vu à l’écran.
Ce qu’une liste mal tenue vous coûte vraiment
C’est ici que ce type de production diffère le plus d’un tirage ordinaire, et la différence est financière.
Sur mille exemplaires identiques, une erreur est une erreur : elle est présente partout, elle se voit tout de suite, et elle se discute avec l’imprimeur. Sur mille exemplaires différents, une erreur peut n’exister que sur quarante d’entre eux. Elle ne se voit pas à l’épreuve, parce que l’épreuve montre un exemplaire ou deux. Elle se voit à la livraison, quand la boîte est déjà là.
Et vous payez ces exemplaires. Ils ont été imprimés, ils ont consommé du papier et du temps de presse, et ils sont inutilisables parce qu’ils portent un nom mal orthographié, une ligne vide ou un titre tronqué.
D’où la conséquence pratique, et c’est le seul endroit où le bon à tirer doit être demandé différemment de d’habitude. Ne validez pas un exemplaire représentatif. Demandez à voir la valeur la plus longue de la liste, la valeur la plus courte, une ligne comportant un champ vide, et une ligne comportant un accent ou un caractère inhabituel. Quatre exemplaires bien choisis révèlent presque tous les défauts d’un tirage variable. Un exemplaire moyen n’en révèle aucun.
Les trois questions à poser avant de figer quoi que ce soit
Avant de lancer un projet de ce type, trois réponses évitent la quasi-totalité des mauvaises surprises.
Qui est propriétaire de la liste et qui la corrige ? Il faut une seule personne responsable du tableau, et une version unique. Deux versions d’un fichier de données produisent deux tirages différents, et on ne s’en rend compte qu’après.
Quelle est la valeur la plus longue de chaque champ variable ? C’est une question de trente secondes à poser à la personne qui détient la liste, et elle détermine la mise en page. Elle doit être posée avant la conception, pas pendant la correction.
Votre fournisseur d’impression fait-il réellement du variable ? Tous ne le font pas, et ceux qui le font n’ont pas tous les mêmes contraintes de format de fichier de données. C’est à vérifier auprès de lui, avant de concevoir, parce que sa réponse peut changer la structure du document.
Ce qu’il faut retenir
L’impression à données variables n’est pas une technique compliquée. C’est une technique qui déplace le travail : elle le fait remonter en amont, de la presse vers la mise en page et vers le tableau.
Un document conçu pour un seul contenu ne devient pas variable en ajoutant une liste à la fin. Il faut l’avoir prévu, avoir dessiné les zones autour du pire cas, avoir décidé du comportement des champs vides, et avoir tenu la liste comme on tient un fichier de production.
Si vous avez un projet où chaque exemplaire doit être différent, la bonne conversation est celle qui a lieu avant que la maquette soit figée. Parlez-nous du projet à ce moment-là, avec la liste en main, même incomplète. C’est le seul moment où la mise en page peut encore être conçue pour absorber vos données plutôt que pour leur résister.