Il y a une famille d’imprimés dont personne ne parle et que presque toutes les entreprises de service utilisent : le carnet de bons de commande, la fiche de service qu’on laisse chez le client, la carte de rendez-vous, le formulaire d’inscription à un cours, le bon de réception au comptoir.
Ces documents ont une particularité que la brochure et l’affiche n’ont pas. Ils ne sont pas finis quand ils sortent de chez l’imprimeur. Quelqu’un va écrire dessus, souvent debout, souvent vite, parfois dans une entrée de garage en janvier. Et c’est cette écriture-là, pas la vôtre, qui porte l’information qui compte.
Une maquette qui l’oublie produit un imprimé qui a l’air très bien sur écran et qui devient inutilisable au premier usage.
Ce que ce guide ne refait pas
Quatre sujets voisins sont déjà traités et ne sont pas repris ici.
La préparation technique du fichier, soit le fond perdu, les marges et la résolution, est traitée dans le guide du fichier prêt pour l’impression. Le choix du grammage et du type de papier a son propre guide. Les finitions comme le vernis, la dorure et le gaufrage ont le leur. Enfin, si chaque exemplaire de votre tirage doit porter une donnée différente, un nom, un numéro séquentiel ou un code, ce n’est pas d’écriture manuscrite qu’il s’agit mais d’impression à données variables, qui est un autre sujet et un autre guide.
Ce qui suit ne traite qu’une chose : ce que la maquette doit prévoir parce qu’une main va écrire dessus.
Premier arbitrage : un papier qui accepte le stylo
C’est la décision la plus lourde de conséquences et elle se prend avant le graphisme.
Le fabricant papetier canadien Domtar définit le papier bond comme « Durable, strong writing paper originally used for bonds, now used for letterhead and other stationary ». Le mot important est « writing ». Cette famille de papiers existe historiquement parce qu’on écrit dessus.
À l’inverse, un papier au fini très lissé et très fermé, celui qui donne à une brochure son rendu net et ses couleurs denses, est conçu pour recevoir de l’encre déposée mécaniquement et séchée, pas pour absorber l’encre d’un stylo à bille. Sur ce type de surface, l’encre reste en surface, s’étale, s’efface sous le tranchant de la main, et le crayon glisse.
La conséquence pratique est brutale : le beau papier est le mauvais papier pour ce genre d’imprimé. C’est contre-intuitif pour un dirigeant qui associe qualité et fini lustré, et c’est la première chose à expliquer quand on lui présente le projet.
Deuxième arbitrage : sur un carnet autocopiant, c’est la pression qui écrit
Si votre document doit exister en deux ou trois exemplaires, un pour le client et un pour vous, vous entrez dans une mécanique particulière que la maquette doit respecter.
Domtar décrit le papier autocopiant ainsi : « Collectively, a set of two or more papers that are engineered to transfer images through applied pressure from the top sheet to one or more sheets below, without the use of a carbon sheet. »
Retenez « applied pressure ». Ce qui se reporte sur la deuxième feuille, ce n’est pas ce qui est imprimé sur la première, c’est ce que la pointe du stylo a physiquement enfoncé. Trois règles de conception en découlent, et elles surprennent presque tout le monde.
La grille doit être imprimée sur chaque feuille du jeu. Les lignes, les intitulés de champs, l’en-tête et les mentions ne se reportent pas. Si vous ne les imprimez que sur la première, vos copies seront des pages où flottent des mots sans savoir à quoi ils correspondent.
Ce qui doit se reporter doit être écrit, pas coché mollement. Une case cochée d’un trait léger ne traverse pas. Les zones à remplir doivent inviter à appuyer, donc être assez grandes pour qu’on y écrive plutôt qu’on y gribouille.
Les copies n’ont pas besoin d’être identiques. La feuille du client peut porter vos coordonnées et vos conditions, la vôtre peut porter à la place une zone de notes internes ou un espace de suivi. C’est le même tirage, ce n’est pas le même document, et cette possibilité est presque toujours oubliée.
Troisième arbitrage : la hauteur des zones d’écriture
Une ligne écrite à la main occupe nettement plus de hauteur que la même information composée typographiquement. Une adresse tapée sur trois lignes serrées se retrouve sur quatre lignes hautes une fois écrite à la main par quelqu’un qui n’a pas le loisir de soigner.
Le réflexe naturel du concepteur est de faire tenir le formulaire sur une seule page en réduisant les interlignes. C’est exactement l’erreur. Un formulaire trop serré ne produit pas un document compact, il produit un document où l’écriture déborde des cases, mord sur la ligne du dessous et devient illisible pour la personne qui devra la saisir plus tard.
Deux gardes-fous simples valent mieux que n’importe quelle règle chiffrée. D’abord, prévoir la version la plus longue de chaque champ, soit le nom de famille composé, la raison sociale interminable, l’adresse avec numéro d’unité. Ensuite, accepter qu’un formulaire honnête tienne sur deux pages plutôt qu’une page inutilisable.
Quatrième arbitrage : ce qu’il y a sous l’écriture
C’est ici que la maquette la plus soignée fait le plus de dégâts.
Un aplat de couleur derrière une zone d’écriture, un filigrane, une photo en fond, un logo en très grand et très pâle : tout cela est agréable à regarder sur un document vierge, et tout cela entre en concurrence avec l’encre bleue du stylo dès qu’il est rempli.
Il faut aussi se rappeler ce que devient ce document après. Il est photographié avec un téléphone, numérisé, envoyé par courriel, classé. Sur ce point, Paiements Canada donne une indication utile pour un document manuscrit qui sera imagé : la recommandation est d’utiliser « a ball-point or roller pen with black or blue ink », et pour la partie imprimée « a minimum 10 point font and dark ink colours that will show up well in images (black, blue or dark purple) ».
La logique qu’il faut en tirer pour la conception est simple : la zone d’écriture doit être la plus claire de la page, et la partie imprimée qui l’entoure doit rester franchement foncée. Un fond décoratif pâle qui passe inaperçu à l’œil peut devenir un gris moyen une fois photographié dans un éclairage médiocre, et faire disparaître ce qu’on a écrit dessus.
Le décor, s’il y en a un, va donc là où personne n’écrit : l’en-tête, le pied de page, une bande latérale, le verso.
Cinquième arbitrage : l’ordre des champs suit la conversation
Un formulaire papier n’est pas rempli dans l’ordre où il a été conçu, il est rempli dans l’ordre où la conversation se déroule.
Le technicien note d’abord ce qu’il constate, pas le numéro de dossier. La personne au comptoir demande le nom avant le code postal. Quelqu’un qui prend un rendez-vous écrit la date en premier.
Concevoir dans l’ordre administratif oblige l’utilisateur à sauter d’un bloc à l’autre, ce qui produit des champs oubliés, et les champs oubliés d’un bon de travail sont exactement ceux qui coûtent cher plus tard.
La méthode qui fonctionne est d’aller s’asseoir une heure avec la personne qui remplit réellement le document actuel, et de la regarder faire. La séquence apparaît toute seule, et elle ne ressemble jamais au gabarit trouvé en ligne.
Ce qui doit être imprimé, et jamais écrit
Une règle simple règle beaucoup de problèmes : tout ce qui ne change jamais d’un exemplaire à l’autre doit être imprimé.
Le nom de l’entreprise, son adresse, son numéro de téléphone, son site, ses conditions de paiement, ses mentions de garantie et ses instructions de retour n’ont rien à faire dans un espace vierge. Chaque information laissée à la main est une information qui sera un jour oubliée, illisible ou fausse.
C’est aussi ce qui distingue un imprimé conçu d’un bloc-notes acheté en magasin : la partie constante travaille pour vous en permanence, y compris sur la copie que le client garde dans son tiroir pendant trois ans.
Le test qui évite de payer deux fois
Avant de valider quoi que ce soit, faites une chose qui prend dix minutes et qui remplace toutes les théories.
Imprimez une épreuve sur du papier ordinaire, prenez le stylo que vos gens utilisent réellement, et remplissez-la vous-même debout, appuyée sur un mur, dans une lumière moyenne. Puis photographiez-la avec un téléphone et regardez la photo.
Vous verrez immédiatement les trois défauts que l’écran ne montre jamais : les cases trop courtes, le fond qui mange l’écriture, et l’ordre des champs qui vous fait remonter deux fois dans la page.
Concevoir le document, puis le faire produire
Le format papier, le nombre de copies et le type de carnet dépendent ensuite de ce que votre fournisseur d’impression fabrique réellement, et cette question se pose à lui. Ce qui se décide en amont, et qui détermine si l’imprimé sera utile ou encombrant, c’est la conception : le choix d’une surface sur laquelle on peut écrire, la répartition entre ce qui est imprimé et ce qui reste libre, la hauteur réelle des zones, la propreté du fond sous l’écriture et l’ordre des champs.
C’est ce travail-là que nous faisons. Si vous avez sous la main un exemplaire rempli de votre formulaire actuel, c’est le meilleur point de départ possible : il montre en une seconde où vos gens manquent de place et ce qu’ils ajoutent dans les marges parce que le document ne l’avait pas prévu.