Votre fichier est parfait et la commande arrive quand même de travers

Il existe une catégorie de mauvaise surprise qui n’a rien à voir avec la qualité du fichier. Le fond perdu est là. La résolution est bonne. Les couleurs sont dans le bon mode. Le bon à tirer a été approuvé. Et pourtant la livraison arrive sur un papier plus mince que prévu, pliée dans l’autre sens, en deux fois moins d’exemplaires, ou trois jours après l’événement.

Dans presque tous ces cas, personne n’a fait d’erreur. L’information n’avait simplement jamais été écrite.

Un fichier d’impression décrit une image. Il ne décrit pas une commande. Entre les deux, il y a une série de décisions qui n’existent nulle part dans le PDF et que votre imprimeur ne peut pas deviner, parce qu’elles dépendent d’un usage que vous êtes le seul à connaître.

Ce que ce guide ne refait pas

Quatre sujets voisins sont déjà traités et il n’y a aucune raison de les redire ici.

La préparation du fichier lui-même, c’est-à-dire le fond perdu, les marges de sécurité, la résolution, le mode colorimétrique et le format à fournir, fait l’objet d’un article dédié que vous trouverez dans le maillage. Ce guide part du principe que ce travail est fait.

Le bon à tirer, ce qu’il faut y vérifier et qui doit l’approuver, est aussi traité ailleurs. Le bon à tirer valide ce que le fichier contient. Il ne valide presque rien de ce dont il est question ici, et c’est précisément le problème.

Le contrôle de la marchandise à la réception est un autre moment, en aval de celui-ci. Il consiste à comparer ce qui arrive avec ce qui avait été commandé, ce qui suppose que la commande ait été écrite quelque part. Ce guide écrit cette commande.

Le brief remis à votre graphiste est un troisième document, encore différent, et il porte sur l’intention et le message. Celui dont il est question ici porte sur la fabrication, et il s’écrit à la fin du projet plutôt qu’au début.

Un format de fichier normalisé ne transporte pas une commande

Ce n’est pas une négligence de l’industrie, c’est une frontière volontaire.

Les normes qui encadrent les fichiers d’impression décrivent le contenu graphique et les conditions dans lesquelles il doit être interprété. Elles ne décrivent pas ce qu’il faut fabriquer avec. Le Ghent Workgroup, l’organisme international qui publie les spécifications les plus utilisées dans la production graphique, présente ainsi son travail : « PDF/X-Plus Creation and Preflight specifications and Best Practices are the core work of the Ghent PDF Workgroup. » Création et contrôle du fichier, donc, et son catalogue distingue d’ailleurs des familles de spécifications selon le contexte de production, avec des documents séparés pour l’emballage, l’impression numérique et l’affichage.

Autrement dit, le fichier sait à quoi ressemble votre dépliant. Il ne sait pas combien vous en voulez, sur quel papier, plié dans quel sens, livrés où et pour quelle date. Cette information circule à côté, et dans les petites entreprises elle circule le plus souvent dans un courriel, un appel téléphonique et une conversation de corridor. C’est là que ça se perd.

Les huit décisions qui ne sont jamais dans le fichier

Voici ce qu’un imprimeur doit savoir et qu’aucun PDF ne lui dira.

La quantité, et si elle est ferme ou indicative. Un tirage de mille et un tirage de cinq mille ne se fabriquent pas de la même façon, et le procédé retenu dépend de ce nombre.

Le papier, ou à défaut l’usage. Si vous ne savez pas nommer un papier, décrivez la situation : lu une fois et jeté, conservé un an dans une pochette, manipulé avec des gants, écrit dessus au stylo, exposé en vitrine au soleil. Un imprimeur en tire une recommandation immédiate. Sans cette phrase, il choisira son papier courant, qui n’est pas mauvais mais qui n’a été choisi pour rien.

La finition, ou son absence assumée. Le silence sur ce point est interprété comme une absence de finition, ce qui est parfois exactement ce que vous vouliez et parfois pas du tout.

Le façonnage, avec son sens. Un pli, une perforation, un coin arrondi, un trou de suspension. Le nombre de plis ne suffit pas : il faut dire dans quel ordre le lecteur ouvre le document, sinon la première chose qu’il verra ne sera pas celle que vous aviez prévue.

La reliure, quand il y a plus d’une feuille. Elle détermine la pagination, donc parfois le nombre de pages lui-même.

La coupe finale, si le format n’est pas standard. Un format inhabituel se dit, il ne se déduit pas des dimensions du fichier, que l’imprimeur pourrait légitimement prendre pour un format standard mal cadré.

La livraison, en trois éléments : où, à qui, et sous quelle forme. Des boîtes de mille sur une palette et des paquets de cent séparés par point de vente sont deux commandes différentes pour le même produit.

L’échéance réelle, et ce qu’elle signifie. La date à laquelle vous devez avoir la marchandise en main n’est pas la date à laquelle l’imprimeur doit avoir terminé, et l’écart entre les deux vous appartient.

Les trois ambiguïtés qui coûtent le plus cher

Certaines informations manquantes coûtent une conversation. Celles-ci coûtent une réimpression.

Quel côté est le recto. Sur un imprimé à deux faces dont aucune ne porte de titre évident, un carton d’invitation, une carte de rendez-vous, un feuillet technique, la question se pose réellement. Nommez les fichiers ou les pages sans ambiguïté possible.

Dans quel sens le document s’ouvre. Un dépliant à trois volets peut être plié de trois façons parfaitement légitimes, et chacune donne un ordre de lecture différent. Le fichier à plat ne le dit pas. La seule façon d’être compris est de décrire la séquence : ce que le lecteur voit fermé, puis après le premier geste, puis complètement ouvert.

Quelle version est la bonne. C’est la plus fréquente des trois, et la plus facile à éliminer. Un dossier qui contient depliant-final.pdf, depliant-final-v2.pdf et depliant-final-corrige.pdf est un piège que vous avez posé vous-même. Une seule règle suffit : un seul fichier porte la mention finale, et il porte la date. Tout le reste va dans un sous-dossier nommé pour être ignoré.

Le nom du fichier est une instruction, pas une étiquette

Cela paraît anodin et c’est l’endroit où le plus grand nombre d’incidents se règlent gratuitement.

Un nom de fichier utile contient quatre choses : de quoi il s’agit, pour qui, le format fini, et la date. Le reste est du bruit. Écrit ainsi, le nom survit au transfert par courriel, au téléversement sur un portail, au classement par un employé qui n’était pas dans la conversation, et à la reprise du dossier dix-huit mois plus tard pour une réimpression.

Et c’est le seul élément de tout cet article qui voyage automatiquement avec le fichier, sans dépendre de quiconque pense à le mentionner.

Ce qu’il faut écrire, et où l’écrire

Pas un cahier des charges. Une dizaine de lignes dans le corps du courriel qui accompagne le fichier, et une copie de ces mêmes lignes dans un fichier texte déposé à côté du PDF.

La deuxième copie est celle qui compte, et c’est celle que presque personne ne fait. Le courriel se perd dès que le dossier change de mains, ce qui arrive à chaque réimpression, à chaque changement de fournisseur et à chaque départ d’employé. Le fichier texte, lui, reste dans le dossier.

Écrivez-y les huit décisions ci-dessus, la réponse aux trois ambiguïtés quand elles s’appliquent, et une ligne de plus qui vaut souvent toutes les autres : à quoi sert cet imprimé et dans quelle situation il sera lu. Un imprimeur qui sait qu’un feuillet sera distribué dehors en février ne vous proposera pas le même papier que pour un feuillet remis en salon.

Le cas où l’absence d’instruction se paie deux fois

Il y a une situation où tout cela cesse d’être une question de confort : la réimpression.

La première commande se passe souvent bien, parce que les décisions ont été prises de vive voix pendant que tout le monde avait le projet en tête. C’est à la deuxième, six mois ou deux ans plus tard, que le prix se paie. Personne ne se souvient du grammage. Le fichier retrouvé n’est peut-être pas celui qui a réellement été imprimé. L’interlocuteur chez l’imprimeur a changé. Et le nouveau tirage sort légèrement différent du premier, ce qui est le pire résultat possible, parce que les deux versions vont coexister sur le terrain.

Un fichier texte de dix lignes, écrit une fois, élimine tout ce scénario. C’est le meilleur rapport entre l’effort et le risque évité de toute la chaîne de production imprimée.

Si vous nous confiez la conception, nous vous remettons le fichier prêt pour l’impression et, dans le même dossier, la fiche de production correspondante, rédigée pour être lue par n’importe quel imprimeur, y compris dans deux ans et y compris par quelqu’un qui n’a jamais entendu parler du projet.